İnsan Kaynakları · 19.09.2026 · 1 dk okuma
Personel dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
İşe girişten ayrılışa kadar bir personel dosyasında bulunması gereken belgeler ve dosyayı düzenli tutmanın pratik kuralları.
Personel dosyası, bir çalışanın işyerindeki yolculuğunun yazılı kaydıdır. Düzenli tutulan bir dosya, hem çalışanın haklarının takibini kolaylaştırır hem de olası bir denetim ya da uyuşmazlıkta işverenin elindeki en güçlü dayanaktır. Eksik bir dosya ise çoğu zaman sorun çıktığında fark edilir.
İşe girişte toplanması gerekenler
- İş başvuru formu ve özgeçmiş
- Kimlik bilgileri ve ikametgâh bilgisi
- Diploma, sertifika ve mesleki yeterlilik belgeleri
- İşe giriş sağlık raporu (işin niteliği gerektiriyorsa)
- Adli sicil kaydı (yalnızca işin niteliği gerektiriyorsa)
- SGK işe giriş bildirgesi
- İmzalı iş sözleşmesi
- KVKK aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza
- Fazla çalışma onayı
Çalışma süresince eklenecekler
- Yıllık izin ve mazeret izni talep formları
- Ücret, avans ve masraf kayıtları
- İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları
- Zimmet belgeleri (araç, bilgisayar, telefon)
- Performans değerlendirme formları
- Varsa savunma istemleri, savunmalar ve disiplin kararları
- Görev ve ücret değişikliği yazıları
Ayrılışta tamamlanacaklar
- İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi
- SGK işten çıkış bildirgesi
- Zimmet iade tutanakları
- Ödenen hak ve alacakların dökümü, gerekiyorsa ibraname
Dosyayı düzenli tutmanın üç kuralı
- Her çalışan için aynı sıra: Dosya bölümlerini herkes için aynı düzende tutun; aranan belge saniyeler içinde bulunsun.
- İmzasız belge dosyaya girmez: Formlar ve tebligatlar imzalı olarak dosyalanmalıdır.
- Kişisel verileri koruyun: Özlük dosyalarına yalnızca yetkili kişiler erişmeli; saklama süreleri belirlenmelidir.
Aşağıdaki ücretsiz belgelerle personel dosyanızın temel bölümlerini hemen oluşturabilirsiniz.